Alle wichtigen Infos zur Rechnungsstellung

Eine E-Rechnung ist nach dem hessischen E-Government-Gesetz (§ 2 Nr. 2 HEGOVG) eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Das Datenformat muss den europäischen und hessischen Standards entsprechen sowie der EN-16931-Norm und der hessischen E-Rechnungs-Verordnung.

Für die Übermittlung an das E-Mail-Postfach  e-rechnung@ekrw.hessen.de ist grundsätzlich der Standard E-Rechnung (XML-Format / ZUGFeRD-Format) in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden.

Der Rechnungssteller darf selbstständig zwischen den Formaten entscheiden.

Eine Rechnung als PDF-Datei erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung und ist daher ab dem 18. April 2024 nicht mehr zulässig.

Spezielle Ausnahmen und Sonderregelungen entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Ausnahmen / Sonderregelungen

Kontakt Funktionspostfach E-Rechnung:  e-rechnung@ekrw.hessen.de

E-Rechnungen können direkt per E-Mail an unser E-Mail-Postfach  e-rechnung@ekrw.hessen.de gesendet werden. Dabei dürfen die E-Rechnungen zusammen mit ihren Anlagen eine maximale Dateigröße von 22MB haben. Bitte beachten Sie, dass die E-Rechnung den gültigen Standardanforderungen (XML-Format/aktuelles Rechnung-konformes ZUGFeRD-Format) entsprechen müssen.

Alternativ bieten wir nun auch die Möglichkeit, E-Rechnungen über unsere neue Upload-Lösung bereitzustellen. Diese Lösung eignet sich besonders für E-Rechnungen mit großen Anhängen (bis zu 100MB) und ermöglicht eine einfachere und schnellere Übermittlung Ihrer Rechnungen. Um von unserer neuen Upload-Lösung Gebrauch zu machen, folgen Sie bitte den folgenden Schritten:

1. Besuchen Sie die Website Direkte Übersendung von Rechnungen  https://verwaltungsportal.hessen.de/information/direkte-uebersendung-von-rechnungenÖffnet sich in einem neuen Fenster um sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Kennwort anzumelden. Sollten Sie sich bisher nicht registriert haben, wählen Sie die Option Registrieren. Bitte beachten Sie, dass wir keine No-Reply-Adressen akzeptieren können, da wir einen Bestätigungslink verschicken.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload und wählen Sie die entsprechenden Dateien von Ihrem Computer aus. Pro Upload ist nur eine Rechnung zulässig, die im XML-Format vorliegen muss, zusammen mit den dazugehörigen Anhängen. Sollten Sie mehrere Rechnungen haben, laden Sie bitte jede weitere in einem separaten Upload hoch.
3. Rechnungen an die Hessische Landesverwaltung müssen im XRechnungsformat nach dem Standard EN-16931 (.XML) vorliegen. Zusätzlich kann eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ab der Version 2.1.1 im Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF verarbeitet werden.
4. Durch Bestätigung der Schaltfläche Ablegen werden die Uploads hochgeladen.

Seit dem 18. April 2024 müssen Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern in Hessen ausschließlich E-Rechnungen stellen.

Ja, E-Rechnungen können unter bestimmten Umständen abgelehnt werden. Hier sind einige mögliche Gründe, warum dies geschehen könnte:

• die E-Rechnung entspricht nicht dem gültigen Standard für X-Rechnungen.
• Eine E-Rechnung enthält keine gültige E-Mail-Adresse in den Kontaktdaten der rechnungsstellenden Stelle. Diese ist für Benachrichtigungen zwingend erforderlich. Eine E-Mail-Adresse ist nicht geeignet, wenn es sich um eine No-Reply-E-Mail-Adresse handelt.
• mindestens eine Datei mit Viren o.Ä. belastet ist (beachten Sie bitte, dass hierzu erzeugte Benachrichtigungsmails manchmal von den Empfangssystemen als Spam betrachtet werden können).
• Die E-Mail enthält mehr als eine PDF-/XML-Datei.
• Die E-Mail enthält keine PDF-/XML-Rechnung.
• Die E-Mail enthält mindestens eine Datei in einem nicht zugelassenen Format, wie z.B. .doc, .ppt, usw.
• Die E-Mail enthält eine Datei in einem veralteten Format, wie z.B. .doc, .ppt, usw.

Rechnungen, die den Anforderungen der E-Rech-V nicht entsprechen, werden vorerst technisch nicht abgelehnt. Eine fachliche Ablehnung obliegt den verantwortlichen Vertragspartnern in den Dienststellen (Rechnungsempfängern).

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Rechnung akzeptiert wird, beachten Sie bitte folgende Punkte:

• Die Dateigröße bei Einreichung per E-Mail sollte 22 MB nicht überschreiten
• Die Rechnung sollte dem gültigen Standardformat XML, ZUGFeRD oder PDF entsprechen.
• Rechnungsbegleitende Unterlagen können folgende Unterlagen haben: .txt, .p7s, .docx, .jpeg, .jpg, .png, .gif, .bmp, .vcf, .eml, .asc akzeptiert werden.

Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) in Hessen betrifft Rechnungen, die Unternehmen gemäß § 14 BGB für erbrachte Leistungen im Rahmen eines öffentlichen Auftrags ausstellen. Zunächst ist zu prüfen, ob die Leistung Teil eines öffentlichen Auftrags ist. Grundsätzlich sind alle Beschaffungsvorgänge der öffentlichen Hand als öffentliche Aufträge zu verstehen. Bei Abweichungen vom Grundsatz ist eine Einzelfallprüfung nach den Regeln des Vergaberechts selbstständig durch den Buchungskreis (Bukr) erforderlich. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass ein Rechnungssteller ein Unternehmer im Sinne des § 14 BGB ist. In Bezug auf juristische Personen öffentlichen Rechts (jPöR) als Rechnungssteller kann die Unternehmereigenschaft nach § 14 BGB beispielsweise durch einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) begründet sein.

In Bezug auf juristische Personen öffentlichen Rechts (jPöR) kann dies beispielsweise ein Betrieb gewerblicher Art (BgA) sein.

Darüber hinaus entspricht der in der E-Rech-V verwendete Rechnungsbegriff der Definition einer umsatzsteuerlichen Rechnung.

Die umsatzsteuerrechtliche Behandlung von Leistungen innerhalb des Landes Hessen mit seinen Buchungskreisen gestaltet sich wie folgt:

1. Leistungen aus der nichtunternehmerischen Sphäre (Hoheitsbereich) in die nichtunternehmerischen Sphäre (Hoheitsbereich) sind keine steuerbaren Vorgänge. Mithin werden keine umsatzsteuerlichen Rechnungen ausgestellt.
2. Leistungen aus der nichtunternehmerischen Sphäre (Hoheitsbereich) in die unternehmerische Sphäre (BgA, L+F) sind keine steuerbaren Vorgänge. Mithin werden keine umsatzsteuerlichen Rechnungen ausgestellt.
3. Leistungen aus der unternehmerischen Sphäre (z.B. BgA Nr. 1) in die unternehmerische Sphäre (Z.B. BgA Nr. 2) sind als nicht steuerbare Innenumsätze zu bewerten. Mithin werden keine umsatzsteuerlichen Rechnungen ausgestellt.
4. Leistungen aus der unternehmerische Sphäre (BgA, L+F) in die nichtunternehmerische Sphäre (Hoheitsbereich) sind als unentgeltliche Wertabgabe zu beurteilen. Über eine unentgeltliche Wertabgabe kann nicht mit einer Rechnung im Sinne des § 14 UStG abgerechnet werden (UStAE 3.2 Abs. 2 Satz 5).

Folglich kann, muss aber nicht, in den Fällen 1-4 keine E-Rechnung gestellt werden.

Als Zwischenbehördliche Leistungsverrechnungen werden Leistungen innerhalb der Buchungskreise des Landes Hessen verstanden. D.h. Leistungen, die von einer Dienststelle für eine andere Dienststelle der Hessischen Landesverwaltung erbracht werden. Dies kann sollen sowohl innerhalb eines Buchungskreises (innerbehördlich) als auch zwischen Buchungskreisen (zwischenbehördlich) erfolgen. Umsatzsteuerrechtlich handelt es sich dabei um Leistungen, die keine umsatzsteuerliche Rechnung zur Folge haben. Erstellte Rechnungsdokumente sind daher als Abrechnungsdokumente zu verstehen. E-Rechnungen mit Bezug zur ZBLV können, müssen aber nicht, nach der E-Rech-V Hessen gestellt werden.

Die in der E-Rechnung erforderlichen Angaben entnehmen Sie bitte den aktuellen Lieferanteninformationen unter Wichtige Informationen für Rechnungssteller.

Ausführliche Informationen zum Inhalt und den entsprechenden Informationselementen finden Sie auf der Seite der  KoSITÖffnet sich in einem neuen Fenster unter Spezifikation XRechnung.

Sie benötigen eine Software, die die Anforderungen zur Rechnungserstellung im E-Rechnung-Format erfüllt oder ein anderes zugelassenes Format nach § 2 hessischen ERechnungsVerordnung (E-Rech-V). Vielleicht erfüllt Ihr Rechnungsprogramm diese Anforderungen bereits? Alternativ können Dienstleister die Erstellung und den Versand übernehmen.

Es gibt bestimmte Fälle, in denen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nicht gilt (§3 (4) E-Rech-V):

• Bar- und Sofortzahlungen,
• Ausnahmeregelungen nach § 8 oder Härtefallregelungen des § 9 E-Rech-V,
• Rechnungen aus Direktaufträgen ohne Vergabeverfahren bis € 1.000 ohne Umsatzsteuer,
• Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.

Erstattungsanträge sind von der verpflichtenden Erstellung der E-Rechnungen ausgenommen.

Nach der Vorschrift in der hessischen E-Rechnungsverordnung besteht keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Direktauftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer.

Was ist ein Direktauftrag? Es handelt sich um einen Kauf ohne Vergabeverfahren. Es darf somit sich nur um einen Direktkauf handeln, dem kein Rahmenvertrag zu Grunde liegt bzw. zu diesem keine Ausschreibung erfolgte. Ob ein Direktauftrag vorliegt, muss durch den Auftraggeber bewertet werden.

Was ist mit Auftragswert gemeint? Beim Auftragswert handelt es sich um die Gesamtvergütung für eine vorgesehen Leistung.

Es handelt sich bei dem Auftragswert daher ausdrücklich nicht automatisch um den Rechnungsbetrag.

Beispiele

Die Dienststelle beschafft zwei Fahrräder (ohne Rahmenvertrag). Jedes Fahrrad hat einen Wert von 900 € ohne Umsatzsteuer. Der Auftragswert der Gesamtvergütung beträgt damit 1.800 € und die Grenze von 1.000 € ist überschritten. Demnach sind auch einzelne Rechnungen für die Fahrradbeschaffung mit je 900 € Rechnungswert (netto) daher elektronisch zu stellen.

Es besteht ein Rahmenvertrag zur Lieferung von Büromaterial mit einem Händler. Einzelabrufe aus diesem Rahmenvertrag führen auch bei einem Rechnungsbetrag von unterhalb von 1.000 € netto zur Pflicht der elektronischen Rechnungsstellung.

Ein Dienststelle beauftragt einen Handwerker für eine Renovierung. Die Gesamtvergütung wird voraussichtlich 5.000 € (netto) betragen. Der Handwerker schreibt eine Teilrechnung von 800 € netto. Die Rechnung hat als elektronische Rechnung zu erfolgen, da der Auftragswert über 1.000 € liegt.

Allgemeines

Die Leitweg-ID ist eine Zahlenkombination, die eine Zuordnung der Rechnung beim Rechnungsempfänger erlaubt. Sie fungiert als Adresse für E-Rechnungen und ist vergleichbar mit der Anschrift der rechnungsempfangenden Stelle bei herkömmlichen Papierrechnungen.

Wichtig dabei ist die Angabe der Leitweg-ID, um sicherzustellen, dass die Rechnung die richtige Empfangsstelle erreicht. Rechnungen werden zurückgewiesen, wenn die E-Rechnung keine gültige Leitweg-ID hat. Die Mitteilung der Leitweg-ID erfolgt von der auftraggebenden Dienststelle.

Das Feld BT-10 ist im XRechnungsformat eine Mussfeld. Dies kann mit der Leitweg ID befüllt werden oder mit jeder beliebigen anderen Referenz. Sofern die Leitweg-ID genutzt wird, ist diese im Feld BT-10 einzutragen. Nur für Dienststellen der hessischen Landesverwaltung besteht die Vorgabe, die Leitweg-ID als Käuferreferenz zu nutzen.

Diese finden Sie unter den Downloads „Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten und Dienstleister“.

Nutzung der Leitweg-ID

Alle Dienststellen der hessischen Landesverwaltung haben das im Landesreferenzmodell Rechnungswesen eingerichtete elektronische Workflowverfahren zu nutzen. In Hessen gibt es keine zentrale Plattform für den Rechnungseingang für alle öffentlichen Auftraggeber.[SN(4]  Hessen verfolgt den Ansatz des dezentralen Rechnungseingangs. Nur den Landesbehörden wird zentral eine Leitweg-Identifikationsnummer zugeteilt.

Außerhalb der hessischen Landesbehörden gibt es zentral keine Vorgaben für eine Leitweg-Identifikationsnummer.

Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber in Hessen können ihre eigenen Prozesse und Systeme für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen einrichten.

Erstellung der Leitweg-ID

In den Landesbehörden wird zentral eine Leitweg-Identifikationsnummer zugeteilt.

Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber in Hessen können, sofern sie die Leitweg-ID als Käuferreferenz im Feld BT-10  nutzen möchten, frei wählen und diese entsprechend des Datenblattes eigens generieren. In diesen Fällen wird die Leitweg-ID nicht durch eine zentrale Stelle vergeben.

Aufbau

Die Leitweg-Identifikationsnummer ist nachfolgender Logik aufgebaut: 06 für Land Hessen-vierstellige Buchungskreisnummer zzgl. vierstellige Dienststellennummer-Prüfziffer

Für die Hessische Landesfeuerwehrschule ergibt sich die Nummer: 06-22670207-54

Alle Verträge, die am 16. April 2020 bestanden haben, bleiben während ihrer Laufzeit unverändert. Die Verordnung zur E-Rechnungspflicht gilt während dieser Zeit nicht für sie. Verträge, die zu diesem Zeitpunkt unbefristet waren, bleiben ebenfalls vorerst unverändert, aber diese Übergangsfrist ist bereits abgelaufen. Folglich sind nur die Verträge, die am 16. April 2020 bestanden und eine Laufzeit haben, von der Verordnung ausgenommen. Alle anderen Verträge, unterliegen den Regelungen der Verordnung ab dem 18. April 2024. Eine Prüfung und ggf. erforderliche Vertragsanpassung erfolgt eigenverantwortlich durch die Dienststellen/Vertragspartner.

Um sicherzustellen, dass die E-Mail-Kommunikation zwischen Auftraggebern und Lieferanten reibungslos verläuft, wird empfohlen, dass keine No-Reply-Adressen verwendet werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass automatisierte Antworten nicht an die Absenderadresse zugestellt werden.

Fragen Sie ihren Auftraggeber, ob dieser Peppol in Verwendung hat. Die Hessische Landesverwaltung nutzt Peppol nicht.

Ja – Anhänge bis insgesamt 22 Megabyte Datenvolumen sind möglich, müssen aber in die XML-Datei der E-Rechnung eingebettet werden. Die E-Rechnung-Erstellungssoftware erlaubt in der Regel, Anlagen wie zum Beispiel Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) in die Rechnung einzubetten (BG-24).

Fügen Sie neben E-Rechnungen keine weiteren Anhänge an das E-Mail-Anschreiben an. Jede E-Mail soll nur eine E-Rechnung als Anhang enthalten.

Seit dem 18.04.2024 bieten wir auch eine Lösung an, mit der Sie uns eine Rechnung mit einem/mehreren großen Anhängen (bis zu 100MB) zur Verfügung stellen können. Den Zugangslink finden Sie hier:  https://verwaltungsportal.hessen.de/information/direkte-uebersendung-von-rechnungenÖffnet sich in einem neuen Fenster 

Nein. Das Versenden von E-Rechnungen als ZIP-Dateien oder anderen Datei-Komprimierungen ist nicht zulässig.

Leider können wir Rechnungen, die per verschlüsselter E-Mail gesendet werden, auch künftig nicht annehmen. Als Alternative bieten wir Ihnen unsere neue Upload-Lösung an:

https://verwaltungsportal.hessen.de/information/direkte-uebersendung-von-rechnungenÖffnet sich in einem neuen Fenster

Wenn Sie Bedenken haben, eine unverschlüsselte E-Mail zu versenden, können Sie die Rechnung einfach hochladen.

Bitte beachten Sie, dass die Verpflichtung zur Übersendung einer E-Rechnung weiterhin besteht. Rechtlich gesehen gibt es keinen Unterschied in der Haftungsfrage zwischen dem Versand per E-Mail und dem Briefversand. Das bedeutet, dass Sie als Rechnungssteller das Risiko für den Verlust der Rechnung während des Transports nicht auf den Rechnungsempfänger übertragen können.

Ja, auch umsatzsteuerbefreite Rechnungen müssen den Vorgaben der E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) entsprechen. Die Umsatzsteuerbefreiung spielt dabei keine Rolle. Das bedeutet, dass umsatzsteuerbefreite Rechnungen genau wie alle anderen E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen der E-Rech-V unterliegen.

Ja, auch Kleinunternehmer können unter die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-V) fallen, selbst wenn Sie keine Umsatzsteuer erheben. Das bedeutet, dass auch Kleinunternehmer die gesetzlichen Anforderungen der E-Rech-V erfüllen müssen, wenn sie Rechnungen ausstellen.

Eine E-Rechnung ist nach EU-Norm ein allgemeiner Begriff für eine Rechnung im digitalen Format, die elektronisch übermittelt und empfangen wird. Die E-Rechnung basiert auf einem strukturierten XML-Format, das vorrangig für maschinelles Lesen entwickelt wurde. Durch die Verwendung von Visualisierungsprogrammen können die Daten aber auch für Personen lesbar dargestellt werden. Diese Rechnung ist so gestaltet, dass Daten nahtlos in Computersysteme importiert werden können, ohne dabei Informationsverluste zu haben.

Die XRechnung ist eine nationale Ausgestaltung der EU-Norm EN 16931 und wird in Deutschland verwendet, um die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber zu erfüllen. Jedes Land in der EU hat eine eigene, spezifische Umsetzung dieser Norm, um länderspezifische Anforderungen zu berücksichtigen.

XRechnung ist der Standard für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Dieser Standard setzt die Richtlinie 2014/55/EU um und wird maßgeblich von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrates betrieben. Die KoSIT koordiniert auch die Weiterentwicklung von XRechnungen unter Einbeziehung von Experten aus Bund, Ländern und Kommunen.

Mehr Informationen zur XRechnung gibt es auf der Website der KoSIT  (https://xeinkauf.de/xrechnung/).

ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes, sogenanntes hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument integriert.

Es wurde vom Forum elektronischer Rechnungen Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie entwickelt. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931. Bei der Entwicklung von ZUGFeRD 2.2.0 wurde auch die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN-CEFACT und die ISO-Norm 19005-3-2012 berücksichtigt.

Für weitere Informationen zu ZUGFeRD-Rechnungen können Sie die Website besuchen:  https://www.ferd-net.de/Öffnet sich in einem neuen Fenster

E-Rechnung -per E-Mail versendet

E-Rechnungen dürfen zusammen mit Anlagen eine maximale Dateigröße von 22 Megabyte haben, wenn sie per Mail versendet werden.

E-Rechnung -per Web-Upload

Beim Hochladen über das Verwaltungsportal darf eine E-Rechnung mit Anhängen nicht größer als 100 Megabyte sein. Zusätzlich kann eine Rechnung im ZUGFeRD-Format ab der Version 2.1.1 im Profil XRechnung ohne Sichtformat PDF verarbeitet werden.